Anda diminta seseorang untuk menulis surat rekomendasi? Coba beberapa tip praktis berikut dan bantu dia membangun image profesionalnya!
Beberapa waktu lalu seorang teman lama bercerita, ia baru saja diminta menuliskan surat rekomendasi. Yang meminta adalah mahasiswi akhir semester yang pernah magang di perusahaan tempatnya bekerja. Teman saya merasa tersanjung sekaligus bingung, bagaimana caranya menuliskan surat rekomendasi yang berguna?
“Rasanya seperti mengantarnya masuk ke sebuah pintu. Dari pintu itu, ia akan menapak banyak langkah dalam perjalanan kariernya. Jadi saya nggak mau salah pilih kata,” ujarnya. Soal rasa bertanggung jawab ini tak salah. Surat rekomendasi memang tak sekadar surat datar berisi keterangan bahwa seseorang pernah bekerja bersama Anda, tapi menyorot kualitas-kualitas unggulan dan performa yang membangun kerja tim.
Ini beberapa tip menulis surat rekomendasi:
Jangan memulainya dengan “Kepada yang Berkepentingan”
Ini adalah saran dari Becky Blanton, penulis The Homeless Enterpreneur. Katanya, seseorang akan membaca surat Anda, jadi sebaiknya cari tahu siapa orang ini. Ia lalu menambahkan, “Buat rekomendasi Anda agar sesuai dengan peran dan posisi penerima surat Anda. Misalnya, bedakan ketika Anda menujukan rekomendasi Anda kepada seorang CEO dengan untuk HRD.”
Gunakan CAR format.
CAR ini adalah kependekan dari Challenge, Action, Results. Saat akan menulis, coba pikirkan kembali: apa tantangan yang pernah dilalui mentee Anda dengan baik, bagaimana caranya menanggapi tantangan tersebut, dan seperti apa hasil upayanya mengatasi masalah? Menulis rekomendasi dengan format ini akan membuat surat rekomendasi Anda lebih personal dan otentik, karena Anda menyorot pencapaian spesifik dari orang yang Anda rekomendasikan.
Sertakan fakta, bukan sekadar klaim
Rekomendasi adalah salah satu kesempatan untuk membangun kredibilitas. Lagi-lagi, sertakan juga fakta spesifik yang mengangkat keunggulan mentee Anda. Untuk kepentingan ini, Jackie Kellso, pimpinan PointMaker Communications, memberikan contoh sebagai panduan:
Salah: Santy adalah salah satu mahasiswi magang yang baik. Ia mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik dalam tim editorial kami, dan semua orang senang dengan pekerjaannya. Karena itu, saya merekomendasikannya untuk posisi x.
Benar: Tim kami sangat terbantu dengan kehadiran Santy dan keinginannya yang besar untuk dapat berkontribusi dalam tim. Ia berinisiatif membuat sebuah video teaser sebelum tim kami meluncurkan kampanye yang menyuarakan kesetaraan. Inisiatifnya ini membantu kami menyebarluaskan pesan dari kampanye kami bersama. Ia adalah salah satu anggota tim yang berharga dalam tim kami.
Beri kutipan dari klien Anda
Efek personal dalam surat rekomendasi Anda juga bisa didapat dengan menyertakan kutipan rasa puas dari klien Anda. Lauren Milligan, seorang career coach di ResuMAYDAY, juga menggunakan cara ini. Ia menilik kembali file-file kerja sama terdahulu yang menyertakan orang yang ia rekomendasikan, mencari catatan positif dari klien yang puas dengan kerja sama mereka. Katanya, ini bisa menambah validasi bahwa Anda merekomendasikan orang yang berkualitas kepada pembaca rekomendasi Anda.
Berceritalah
Daripada Anda sekadar menuliskan kualitas-kualitas seperti pekerja keras, berkemauan kuat, dan sebagainya, coba ceritakan keunggulan mentee Anda. Pilih satu waktu ketika mentee Anda menunjukkan kualitas-kualitas unggulannya, misalnya waktu proyek Anda bersama sedang dikejar tenggat waktu tapi masalah lain menghambat kerja tim.
[Baca juga pentingnya membuat surat wasiat di sini]
