Anda terpilih sebagai panitia reuni akbar? Anda ingin reuni akbar ini sukses dan semua yang datang pulang dengan puas?
Meski tak semua acara reuni, apalagi dengan embel-embel "akbar," bisa memuaskan semua orang, setidaknya Anda dan teman-teman panitia bisa menggelar reuni akbar yang berkesan dan pantas dikenang (#tsaah #memori).
Persiapannya pun tak seribet acara pernikahan, namun Anda harus lebih detail. simak langkah-langkah yang bisa Anda terapkan berikut!
1. Susun panitia yang solid
Tim panitia menentukan kesuksesan acara. Setelah sepakat mengadakan reuni akbar, segera bentuk tim panitia, dimulai dari memilih ketua panitia. Pilihlah ketua yang aktif, cukup populer di antara para alumni, memiliki kemampuan mengorganisasi kegiatan, dan (ini paling penting) mau dan bisa meluangkan waktu untuk menjalankan tugasnya.
Kemudian bentuk tim yang terdiri atas seksi keuangan atau pendanaan, acara, perlengkapan, publikasi, dokumentasi, dan bagian lain yang diperlukan. Pilihlah orang-orang yang memang kompeten di bidangnya dan mudah diajak bekerja sama, dan bisa kerja dalam tim. Si Ratu Drama atau Seleb Sok Kondang sebaiknya jadi tamu istimewa saja, deh!
2. Lengkapi data undangan
Proses pengumpulan data alumni atau undangan boleh dibilang paling memakan waktu. Apalagi untuk reuni akbar sekolah yang melibatkan beberapa angkatan. Bila telah terkoneksi melalui jaringan media sosial dan grup WhatsApp, proses pengumpulan data lebih mudah, karena tinggal mendata teman-teman yang belum terlacak.
Di sinilah gaya anak old school diperlukan: Melihat arsip siswa sampai menelepon teman-teman lain. Dari data valid yang telah terkumpul dapat dibuat estimasi berapa jumlah alumni yang akan datang. Jangan terlalu muluk; 50% dari undangan yang disebar sudah bagus.
3. Pilih tempat dan lokasi tepat
Kedua hal ini mempengaruhi minat undangan untuk datang. Sebaiknya pilih tempat dengan nostalgia, misalnya sekolah, walau lebih repot untuk panitia dalam mengurus perlengkapan, he he. Pilihan lain yang lebih praktis adalah kafe, hotel, atau gedung pertemuan yang berada di lokasi strategis, meski lebih mahal.
Pertimbangkan pula bila para alumni telah tersebar di beberapa kota. Mungkin Anda bisa mengadakan 'road show' reuni yang menggelar reuni bergilir di berbagai kota.
4. Sediakan waktu persiapan yang cukup
Persiapan idealnya sekitar 3 bulan. Kalau harus menggumpulkan donasi atau sponsor, berarti butuh waktu lebih lama. Namun jangan sampai lebih dari 6 bulan, karena minat dan gairah biasanya sudah keburu padam.
Waktu penyelenggaraan sebaiknya dipilih hari Sabtu atau Minggu di awal bulan. Lebih baik diadakan pada pagi hari, mulai pukul 10 sampai waktu makan siang. Rentang waktu acara (resmi) jangan terlalu panjang, cukup 3-4 jam, sehingga masih ada waktu untuk melepas kangen lagi bila belum puas.
5. Cerdik mengumpulkan dana
Cara paling mudah untuk menutupi biaya adalah memiliki donatur, atau menentukan semacam tiket masuk/biaya pendaftaran bagi yang ingin datang. Bila hasil penjualan tiket tidak bisa menutupi seluruh biaya, dapat dibantu dengan mengumpulkan donasi atau sumbangan dari anggota.
Atau, melibatkan pihak ketiga sebagai sponsor, seperti perusahaan katering, percetakan, dan lainnya. Pihak sponsor bisa memberikan bantuan dalam bentuk uang, diskon, atau barter produk. Untuk mempermudah pembayaran, siapkan akun di beberapa bank.
Tentukan pula kesepakatan; bila ada dana tersisa, apakah akan dikembalikan kepada seluruh peserta, disimpan untuk acara berikutnya, atau disumbangkan ke yayasan tertentu. Hati-hati, urusan uang sensitif dan berpeluang menimbulkan konflik.
Apalagi, sih, tip jadi panitia reuni akbar yang sukses? Baca di halaman selanjutnya!
